பாதுகாப்பு கட்டுப்பாட்டு எண்ணிக்கை ERP9 பின்வரும் மூன்று பகுதிகள் அடங்கும்
- பாதுகாப்பு கட்டுப்பாட்டு செயல்படுத்தல்
- பாதுகாப்பு நிலை வரையறுக்கும்
- பயனர்கள் உருவாக்க
எண்ணிக்கை ஒரு நிர்வாகி பாதுகாப்பு கட்டுப்பாட்டை பயன்படுத்தி ஊழியர்கள் வேலை சுயவிவரத்தை அடிப்படையில் எண்ணிக்கை மென்பொருள் அணுகலை கொடுக்க முடியும்.
வேலை சுயவிவரத்தை அடிப்படையில் எண்ணிக்கை மென்பொருள் அணுகல் ஒதுக்க
நிர்வாக அனுமதி மற்றும் அனுமதிப்பதில்லை செய்த திருத்த, நீக்க, முதுகலை மற்றும் அவர்களது தகுதி அடிப்படையில் எண்ணிக்கை இன்னும் பல்வேறு அறிக்கைகளை அணுக. உதாரணமாக,
- மேலாண்மை முதுகலை (பேரேடுகளும், குழுக்கள் உறுதி சீட்டு) எடிட்டிங் மற்றும் நீக்குதல் உருவாக்க கணக்கு மேலாளர் ஒதுக்க மற்றும் 5 நாட்களுக்கு முன் தேதியிட்ட உள்ளீடுகளை அனுமதிக்க முடியாது.
- தரவு பதிவு ஆபரேட்டர்கள் மட்டுமே தரவு (கணக்குகள் ரசீது மற்றும் சரக்கு உறுதி சீட்டு) நுழைய முடியும் திருத்த தரவு முந்தைய தேதி உள்ளிட்ட முடியாது.
- நிர்வாக இயக்குனர் (அவர் எண்ணிக்கையின் நிர்வாகி அல்ல) எண்ணிக்கை இன்னும் முழுமையான தகவல்கள் காண முடியும்
இப்படி நாம் ஒவ்வொரு பயனர் கணக்கு கிடைக்கும் அனைத்து விருப்பங்களையும் அணுகும் ஒதுக்க முடியும். இந்த நல்ல பெரிய நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளை நிர்வகித்து கட்டுப்படுத்த உதவுகிறது.
மேலும் நாம் பாதுகாப்பு கட்டுப்பாட்டில் தணிக்கை அம்சத்தை இயக்குவதன் மூலம் திருத்தி ஒரு குறிப்பிட்ட முதுகலை, உறுதி சீட்டு நீக்கப்பட்டது, உள்ளிட்ட யார் பயனர் அடையாளம் முடியும்.
பாடம் ஆரம்பிப்போம்.
கணக்கு பாதுகாப்பு கட்டுப்பாட்டு செயல்படுத்த எப்படி
சென்று
எண்ணிக்கை >> நிறுவன தகவல் நுழைவாயில் (Alt + F3) >> ஆல்டர்
நிறுவனம் தேர்வு மற்றும் உள்ளிடவும் அழுத்தவும்; இப்போது நாம் நிறுவனம் மாற்றம் திரை உள்ளன. நிறுவனத்தின் மாற்றம் திரையில் "இடங்காண் பயன்பாட்டு பாதுகாப்பு கட்டுப்பாடு"மற்றும் ஆமாம் இந்த விருப்பத்தை அமைக்கவும்.
ஆமாம், இந்த விருப்பத்தை உருவாக்க, பின்னர் நான் தான் கீழே செயலில், இந்த பின்வரும் விருப்பங்கள்
கீழே மற்றும் விருப்பங்களை பூர்த்தி
நிர்வாகி பெயர்: இந்த அனைத்து எண்ணிக்கை விருப்பங்கள் முழு அணுகலை கொண்ட நபர். இந்த நபர் நிர்வாகி அழைக்கப்படுகிறது.
கடவுச்சொல்: மட்டுமே நிர்வாகியால் அறியப்பட்ட ஒரு இரகசிய கடவுச்சொல்லை.
: கடவுச்சொல் மீண்டும் மீண்டும் அதே கடவுச்சொல்லை மீண்டும் தட்டச்சு. மறந்து ஆபத்தை சமாளிப்பதற்கு வரிசையில் எங்கோ ரகசியமாக கடவுச்சொல்லை எழுத.
கணக்கு தணிக்கை அம்சத்தை பயன்படுத்த: ஆமாம் இந்த கொள்ளவும், இந்த வசதியை நீங்கள் பயனர் திருத்த மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட ரசீது மற்றும் முதுகலை நீக்கப்பட்டது, உள்ளிட்ட போன்ற பயனர் நடவடிக்கை கண்காணிக்க அனுமதிக்க வேண்டும்.
தள்ளிவிடு தொடக்க கல்வி முறை: இந்த செயல்படுத்துவதன் மூலம், நிறுவனத்தின் தரவு கல்வி எண்ணிக்கை பதிப்பு திறக்க முடியாது.
இறுதி திரையில் இந்த இருக்கும்
உள்ளிட்டு திரை சேமிக்க அழுத்தவும். பாதுகாப்பு கட்டுப்பாடு இப்போது இயங்கி வருகிறது.
பாதுகாப்பு நிலை வரையறுக்க
ஒரு எடுத்துக்காட்டாக இந்த செய்வோம்
நாம் விருப்பங்களை பயனர்களுக்கு ஒதுக்கீடு என்ன என்று கீழே உள்ள அட்டவணையை பாருங்கள் திரு ராகுல் (கணக்கு நிர்வாகி எப்பொழுதும்) மற்றும் PERM (கணக்காளர்) என்ற பெயரில் இரண்டு பயனர்கள் உருவாக்கும்.
| பெயர் | நிலை | பயனர் பெயர் | கடவுச்சொல் | அனுமதிக்கப்பட்ட வசதி |
| ராகுல் | கணக்கு நிர்வாகியை | ராகு | RAHUACM | ,, திருத்து, முதுநிலை மற்றும் உறுதி சீட்டு உருவாக்க 5 நாட்களுக்கு பின் தேதியிட்ட பதிவு போடவும் |
| பிரேம் | கணக்கர் | பிரேம் | PREMACCT | தரவு நுழைவு மற்றும் மீண்டும் தேதியிட்ட ரசீது ஒரு நாள் அனுமதி |
வசதி ஒதுக்க நாம், கணக்கு மேலாளர் க்கு கணக்காளர் மற்றும் வேறு ஒரு ஒரு பாதுகாப்பு நிலைகள் வரையறுக்க வேண்டும். பாதுகாப்பு நிலையை எப்படி.
சென்று
பாதுகாப்பு எண்ணிக்கை >> நிறுவன தகவல் நுழைவாயில் (Alt + F3) >> பாதுகாப்பு கட்டுப்பாடு >> வகைகள்
பாதுகாப்பு நிலை திரையில் மூன்று முன்வரையறுக்கப்பட்ட பாதுகாப்பு நிலைகள் உள்ளன
- தரவு பதிவு
- Tally.NET பயனர்
- Tally.Net கணக்காய்வாளர்
தரவு நுழைவு: இந்த முன் பாதுகாப்பு நிலை நம் கணக்காளர் நாம் தரவு நுழையும் மற்றும் ஒரு நாள் பின்தேதியிட்ட நுழைவு அனுமதி அடிப்படை அணுகல் கொடுக்கிறீர்கள், எண்ணிக்கையில் உள்ள உறுதி சீட்டு நுழைய அடிப்படை அனுமதி வழங்கப்படும். எனவே "டேட்டா என்ட்ரி" கணக்காளர் பாதுகாப்பு நிலை பயன்படுத்த முடியும்.
பின்தேதியிட்ட நுழைவு என்ன: மீண்டும் தேதியிட்ட உள்ளீடு செயல்முறை முன் தற்போதைய தேதி பரிவர்த்தனை நுழைந்து. மீண்டும் தவிர்க்கப்படுவதால், அல்லது மேற்பார்வை காரணமாக தேதியிட்ட ரசீது உள்ளிட அல்லது கணக்கு மீண்டும் தேதியிட்ட ரசீது நுழைய வசதி தவறாக ஒரு வாய்ப்பு உள்ளது கணக்குகள் போன்ற சரி சூழ்நிலைகள் இருக்கலாம். எனவே ஒரு நிர்வாகி அனுமதிக்க அல்லது அனுமதிப்பதில்லை பின்தேதியிட்ட பதிவு செய்யலாம்.
மீண்டும் தேதியிட்ட நுழைவு அனுமதி, கர்சர் உள்ள போது அழுத்துக தரவு நுழைவு திரையில் விருப்பத்தை கண்டறியுங்கள், தோன்றினார், புலம் பின்தேதியிட்ட உறுதி சீட்டு அனுமதிக்கப்படுகின்றன நாட்கள் . படத்தில் இங்கு "1" தட்டச்சு மற்றும் அதே பிற விஷயங்களை விட்டு,
இப்போது விசையை அல்லது பயன்படுத்தவும் அழுத்துவதன் மூலம் திரையில் சேமிக்க Ctrl + ஒருகுறுக்குவழி விசை.
எனவே கணக்காளர் பாதுகாப்பு நிலை உள்ளது.
கணக்கு மேலாளர் இப்போது பாதுகாப்பு நிலை: ஒரு கணக்கு மேலாளர், அவர் விடயங்கள் தொடர்பான அனைத்து கணக்குகளையும் பொறுப்பு நபர், எனவே ஒரு கணக்கு மேலாளர் உறுதி சீட்டு போன்ற, சில உரிமைகள் அணுக வேண்டும் முதுகலை திருத்த உள்ளது
நாம் கணக்கு மேலாளர் ராகுல் பின்வரும் உரிமைகள் வழங்கப்பட வேண்டும் என்று கூறினார்
- மீண்டும் தேதியிட்ட ரசீது எந்த பின்தேதியிட்ட நுழைவு மேலாண்மை / நிர்வாகி அனுமதி தேவைப்படும் செய்து 5 நாட்களுக்கு பிறகு, 5 நாட்கள் அனுமதி.
- , திருத்து, முதுநிலை மற்றும் உறுதி சீட்டு உருவாக்க ஆனால் நீக்க முடியாது
இதை செய்ய, நாங்கள் ஒரு புதிய பாதுகாப்பு நிலை உருவாக்க வேண்டும், பாதுகாப்பு நிலை திரை இறுதியில் அடைய அம்புக்குறி விசையை அழுத்தவும்.
ஏசிசி மேலாளருக்கு எடுத்துக்காட்டாக, புதிய பாதுகாப்பு நிலை பெயரை தட்டச்சு
Enter விசையை அழுத்தவும், நீங்கள் அனுமதிப்பதில்லை எண்ணிக்கை அம்சங்கள் அனுமதிக்க முடியாது எங்கே ஒரு புதிய பாதுகாப்பு நிலை ஸ்கிரீன், வருவீர்கள்.
இந்த திரையில் பின்வரும் துறையில் காணலாம்.
பாதுகாப்பு நிலை பெயர்: இந்த துறையில் தானாக மேலே வகைகள் பெயர் "ஏசிசிடி மேலாளர்" நிரப்ப வேண்டும்
அடிப்படை வசதிகள் பயன்படுத்த : நீங்கள் புதிதாக பாதுகாப்பு நிலை உருவாக்க இருக்கும் பாதுகாப்பு நிலை ஒதுக்க முடியும். "தேர்வு டேட்டா என்ட்ரி இங்கே "(இயல்பாக கிடைக்க நான்கு விருப்பங்கள் உள்ளன, இரண்டாவது விருப்பத்தை உரிமையாளர் எண்ணிக்கை முழுமையாக அணுக தரும், மற்றும் டேட்டா என்ட்ரி , ஒரே அடிப்படை தரவு நுழைவு தேர்வுகளை கொடுக்க வேண்டும்
டேட்டா என்ட்ரி தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம், நீங்கள் ACC மேலாளர் மட்டுமே அடிப்படை தரவு நுழைவு தேர்வுகள் நடக்கும், ஆனால் எண்ணிக்கையில் நீ நாம் பார்ப்போம், மறுத்துள்ளது விருப்பத்தை அனுமதித்தால் எப்படி பின்னர் இந்த பயிற்சியை பற்றி.
நாட்கள் பின் தேதியிட்ட உறுதி சீட்டு அனுமதிக்கப்படுகின்றன : நாங்கள் மீண்டும் தேதியிட்ட ரசீது நுழைவு மற்றும் எடிட்டிங் கணக்கு மேலாளர் 5 நாட்கள் கொடுக்கிறீர்கள்.
மீண்டும் தேதியிட்ட உறுதி சீட்டு பெற வெட்டு தேதி: நீங்கள் எடுத்துக்காட்டாக 01-11-2012 ஒரு தேதி தட்டச்சு செய்தால், நீங்கள் நுழைய முடியாது; முன் உதாரணம் என்று தேதி ஒரு பரிவர்த்தனை திருத்த: ஒரு ரசீது 31/10/2012 உள்ளிட்ட முடியாது.
காப்பாற்ற முன் அச்சு ஆல்டர் அமைக்க: இந்த தடை போட பயனர் சேமிப்பு முன் அச்சிட உதவும்.நீங்கள் குறிப்பிட்ட ரசீது வகைகளை தடுப்பதில்லை மற்றும் அனுமதிக்க முடியாது.
நிறுவனத்தின் இணை அனுமதிக்க : நீங்கள் இந்த அமைக்க ஆம் என்றால், கணக்கு மேலாளர் tally.net சர்வருடன் இணைக்க முடியும்.
Tally.net அங்கீகாரம் பயன்படுத்த: நீங்கள் சரி இந்த அமைத்தால், பயனர் தொலை வேலை செய்ய முடியும்.
அழுத்துக
இப்போது நீங்கள் புலத்தில் "உள்ளன ஏற்காதே பின்வரும் வசதிகள் "
கணக்குகளை மேலாளராக தடை செய்யப்பட வேண்டும் என்று அனைத்து வசதிகள் தேர்ந்தெடுக்க.கீழே உள்ள படத்தில் பார்க்கவும், குறிப்பிட்ட விருப்பங்கள் இடது புறத்தில் கணக்குகள் நிர்வாகி தடுக்கப்படும்.
கொடுக்கப்பட்ட எடுத்துக்காட்டாக, நாம் அனுமதிக்க வேண்டும் தொகு உருவாக்க கணக்குகளை முதுகலை ஆனால் அவர் அதை நீக்க முடியாது. இதை எப்படி பார்க்க
மேலே உள்ள படத்தில் நீங்கள் பார்க்க முடியும்
பைனான்ஸ் முதுகலை இடது புறம் (ஏற்காதே பின்வரும் வசதிகள் கீழ்) on அனுமதிக்கப்படாத முழு அணுகல்
இந்த பயனர், குழுக்கள், பேரேடுகளும் போன்ற கணக்குகளை முதுகலை, உருவாக்க திருத்த மற்றும் நீக்க முடியாது
வலது புறம் (பின்வரும் வசதிகள் அனுமதி கீழ்) மறு மீது - செயல்படுத்தப்படும், காட்சி, ஆல்டர் உருவாக்கவும். அச்சு கணக்கு முதுகலை. இந்த பயனர், உருவாக்க மாற்ற, காட்சி மற்றும் கணக்கியல் முதுகலை அச்சிட முடியும்.
எனவே நாம், தடை முதுகலை நீக்குதல் மற்றும், மாற்ற உருவாக்க காண்பிக்க மற்றும் கணக்குகள் மேலாளர் க்கு அச்சிட செயல்படுத்தப்படும்.
Enter மற்றும் திரை சேமிக்க அழுத்தவும். எனவே கணக்காளர் மற்றும் கணக்கு மேலாளர் பாதுகாப்பு நிலை தயாராக உள்ளது.
பயனர் உருவாக்க
நாம் பாதுகாப்பு நிலை உருவாக்கிய, அடுத்த பயனர் உருவாக்க வேண்டும், உருவாக்க பயனர் செல்
எண்ணிக்கை >> நிறுவன தகவல் நுழைவாயில் (Alt + F3) >> பாதுகாப்பு கட்டுப்பாடு >> பயனர்கள் மற்றும் கடவுச்சொற்களை
"ஏசிசிடி மேலாளருக்கு" கணக்குகள் மேலாளர் ராகுல் அமைக்க பாதுகாப்பு நிலை உள்ளது, எனவே ஏசிசிடி மேலாளராக பாதுகாப்பு நிலை தேர்வு
போன்ற பின்னர் அவரது பயனர் பெயர் ஒன்று "ராகுல்"
கடவுச்சொல்: "போன்ற ஏதோ rahul123 @ "
மற்றும் கணக்காளர் ஒரு "தேர்வு டேட்டா என்ட்ரி பாதுகாப்பு நிலை, பின் " பயனர் பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல்லை படத்தில் காண்பிக்கப்படும் என
Enter மற்றும் திரை சேமிக்க அழுத்தவும்.
பயனர் பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல்லை உருவாக்கிய பயனர் ஒதுக்கீடு, அவர்கள் தங்கள் உடன் எண்ணிக்கை உள் மற்றும் வேலை செய்யலாம் பயனர் பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல்லை .
கடவுச்சொல் மற்றும் பயனர் பெயரை திருத்த எப்படி?
ஒரு நிர்வாகி எப்போதும், திருத்த முடியும் பயனர் பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல்லை எண்ணிக்கையில் உள்நுழைந்து. திருத்த பயனர் பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல்லை
சென்று
எண்ணிக்கை >> நிறுவன தகவல் நுழைவாயில் (Alt + F3) >> பாதுகாப்பு கட்டுப்பாடு >> பயனர்கள் மற்றும் கடவுச்சொற்களை
தேவையான மாற்றங்களை செய்து, பின் சேமிக்க.
புதிய பயன்படுத்தி உள்நுழைய பயனர் பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல்லை ஒதுக்கப்பட்ட விருப்பங்கள் ஒவ்வொரு பயனர் கிடைக்கும் பார்க்க,.
The security control includes the following three parts in tally ERP9
- Enabling Security control
- Defining Security Level
- Create Users
Using security control in tally an administrator can give access to tally software based on the job profile of employees.
Allocate Tally software access based on the work profile
Management can allow and disallow users to edit, delete, access masters and various reports available in tally based on their eligibility. For example,
- Management can assign Accounts manager for creating editing & deleting masters (ledgers, groups vouchers) and allow back dated entries for 5 days.
- Data entry operators can only enter data’s (accounts voucher and inventory vouchers) and cannot edited data entered in previous date.
- The managing director can view the complete reports available in tally ( He is the administrator of tally)
In such a way we can allocate accessing all the options available in tally for each and every user. This helps to manage and control the operations of large organization better.
Also we can identify the user who has entered, edited and deleted a specific masters ,vouchers by enabling audit feature in security control.
Let’s start the lesson.
How to enable security control in tally
Load the company you want to activate the security control.
Go to
Gateway of Tally>>Company Info (Alt+F3) >>Alter
Select the company and press enter; now we are in company alteration screen. In the company alteration screen Locate “Use Security control” and Set this option to Yes.
Make this option to Yes, and then the following options will active just below, like this
And fill the options as below
Name of the administrator: This is the person who has the full access to all the tally options. This person is called administrator.
Password: A secret password known by administrator only.
Repeat Password: Re-type the same password again. Write password somewhere secretly in order to overcome the danger of forgetting.
Use Tally Audit feature: Make this to yes, this feature will allow you to track the user activity like which user entered, edited and deleted a particular voucher and masters.
Disallow opening Educational mode: By enabling this, the company’s data cannot be opened in an educational tally version.
The final screen will look like this
Press enter and save the screen. The security control is active now.
Define Security Level
Let’s do this with an example
We are creating two users in the name of Mr. Rahul (Accounts Manger) and Perm (Accountant) Look at the below table to know what are the options are allocating to the users.
| Name | Position | User name | Password | Facility Allowed |
| RAHUL | ACCOUNTS MANGER | RAHU | RAHUACM | Create ,Edit , Masters and vouchers, Put Back dated entry for 5 days |
| PREM | ACCOUNTANT | PREM | PREMACCT | Only data entry and back dated voucher allowed one day |
To allocate facility we should define the security levels, One for Accountant and another one for Accounts manager .How to set security level.
Go to
Gateway of Tally>>Company Info (Alt+F3) >>Security Control>>Types Of security
In the security level screen there are Three pre-defined security Levels
- Data Entry
- Tally.NET User
- Tally.Net Auditor
Data Entry: This predefined security level is allowed basic access to enter vouchers in tally, for our accountant we are giving the basic access of entering data and allow backdated entry for one day. So “Data entry” can be used the security level of accountant.
What is backdated entry: Back dated entry is the process of entering transaction prior to current date. There may be situations to enter back dated voucher due to omission or oversight or to adjust accounts etc. There is a chance of misuse of the facility to enter back dated voucher in tally. So an administrator can allow or disallow backdated entry.
To allow back dated entry, Press enter when cursor is at Data Entry Field, in the screen appeared, Locate optionDays allowed for backdated vouchers. Type “1 “here as in the picture and leave the rest of the things same,
Now save the screen by pressing enter key or Use Ctrl+A Shortcut key.
So the security level for Accountant is set.
Now the security level for Accounts manager: As an accounts manager, he is the responsible person for all accounts related matters, Hence an accounts manager require some rights to access, edit masters , vouchers etc.
So we are told to given the following rights to accounts manager RAHUL
- Back dated voucher allowed for 5 days, After 5 days making any backdated entry will require management /Administrator permission.
- Create, Edit, Masters and vouchers but cannot delete
To do this, we should create a new security level, Press down arrow key to reach at the end of the security level screen.
Type the name of new security level, for example Acc manger
Press Enter, You will get a new Security Level Screen, Where you can allow disallow tally features.
You can find the following field in this screen.
Name of the security Level: This field will automatically fill with the above types name “Acct manager”
Use Basic Facilities of: You can assign existing security level to newly creating Security level. Select “Data entry” here (There are four options available by default, the second option Owner will give complete access to tally, andData entry will give only basic data entry options,
By selecting Data entry, you will get only basic data entry options for Acc manager, but tally allows you to allow disallowed option, let’s see how later on this tutorial.
Days Allowed for Back dated vouchers: We are giving 5 days for Accounts manager for back dated voucher entry and editing.
Cutoff date for back dated vouchers: If you type a date for example 01-11-2012, you cannot enter; edit a transaction prior to that date for Example: a voucher cannot be entered in 31/10/2012.
Set Alter Print before save: This will allow disallow the user to print before saving. You can restrict and allow certain voucher types.
Allow Connect Company: if you set this yes, The Accounts manager can connect to tally.net server.
Use Tally.net Authentication: If you set this to yes, the user can work remotely.
Press enter
Now you are in the field “Disallow the following facilities”
Select all the facilities that have to be blocked to accounts manager. See the below picture, certain options are blocked to accounts manager on the left hand side.
In the given example, we want to allow create edit accounts masters but he cannot delete it. Let’s see how to do this
In the above picture you can see
On the left hand side (Under Disallow the following facilities) Disallowed Full Access of Accounting masters
This means that the user cannot, create, edit and delete accounts masters like Groups, Ledgers etc.
On the right hand side (Under Allow the following facilities) re – enabled, Create Alter, Display. Print Accounts masters. This means that the user can create, alter, display and print accounting masters.
Hence we have blocked, deleting the masters and enabled create alter, display and print for accounts manager.
Press Enter and save the screen. So the security level for Accountant and Accounts manager is ready.
Create User
We have created security level, the next step is to create user, to create users Go to
Gateway of Tally>>Company Info (Alt+F3) >>Security Control>>Users and passwords
“Acct manger” is the security level set for accounts manager Rahul, So select security level as Acct manager
Then His user name something like “Rahul”
Password: Something like “rahul123@”
And for Accountant select” Data entry” as security level, then user name and password as shown in the image
Press Enter and save the screen.
The user name and password created can be allocated to the users, and they can login and work tally with their own user name and password.
How to edit password and user name?
An administrator can always, edit user name and password by logging in to tally. To edit user name and password
Go to
Gateway of Tally>>Company Info (Alt+F3) >>Security Control>>Users and passwords
Make necessary changes, and then save.
Log in using new user name and password, to see the allotted options are available to each user.
No comments:
Post a Comment