எக்ஸெல்: பிறந்த தேதிகளைக் கையாளுதல்

எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில், சில வேளைகளில், தேதிகளை, மாதங்களின் அடிப்படையில் பிரித்துப் பார்க்க வேண்டிய தேவை ஏற்படலாம். இவற்றை ஒரு குறிப்பிட்ட நெட்டு வரிசையில் அமைக்க விருப்பப்படலாம். எடுத்துக்காட்டாக, உங்களிடம் பலரின் பிறந்த நாள் குறித்த தகவல்கள் இருக்கலாம். இவற்றை மாதங்களின் அடிப்படையில் பிரித்து வைத்தால், ஒரு மாதத்தில் பிறந்தவர்கள் யார் யார் என அறிந்து கொள்வது எளிதாக இருக்கலாம், அல்லவா?
இதற்கான எளிய வழி ஒன்றை முதலில் பார்க்கலாம். உங்கள் டேபிளின் இறுதியில் புதிய நெட்டு வரிசை ஒன்றை உருவாக்குங்கள். இந்த வரிசையை "Birth Month" அல்லது "Month” எனப் பெயரிடுங்கள். Column B யில், பிறந்த நாட்கள் பதியப்பட்டிருந்தால், Column C யை புதிய காலமாக அமைக்கவும். இதில் மாதங்களுக்கான பார்முலாவாக =MONTH(B3) எனக் கொடுக்கலாம். இந்த பார்முலா cell C3 யில் இருக்கும். ஆனால், அதே பார்முலா Column C யின் அனைத்து செல்களுக்கும் ஏற்படுத்த வேண்டும். முடிவு என்னவாகும் என்றால், Column C யில், 1 முதல் 12 வரை எண்கள் இருக்கும். பின்னர், இதனை சார்ட் செய்து, அனைத்தையும் மாத வாரியாக அமைத்துக் கொள்ளலாம்.

இந்த வழி சிறப்பாகத் தெரியலாம். ஆனால், உங்கள் ஒர்க் ஷீட்டில் இன்னொரு புதிய நெட்டு வரிசையினை ஏற்படுத்த இயலாது. அந்நிலையில், கீழே தரப்பட்டுள்ள வழிகளைப் பயன்படுத்தலாம்.
1. Column B யில் பிறந்த நாள் தகவல்கள் இருப்பதால், Column B யில் உள்ள அனைத்து செல்களையும் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. அடுத்து Ctrl+Shift+F கீகளை அழுத்தவும். எக்ஸெல் Format Cells என்ற டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும்.
3. Number tab என்ற டேப் இங்கு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டு காட்டப்பட வேண்டும்.
4. Category லிஸ்ட்டில், Custom என்பதனைத்தேர்ந்தெடுக்கவும்.
5. Type பாக்ஸில், (mmmm) என நான்கு ட் அமைக்கவும். இது பார்மட் அமைப்பதற்காக.
6. OK கிளிக் செய்திடவும். இப்போது Column B யில் உள்ள செல்கள், உங்கள் பட்டியலில் உள்ள மக்களின் பிறந்த மாதங்களை மட்டுமே காட்டும். (கவலைப்பட வேண்டாம்; இவற்றிற்கான பிறந்த நாட்கள் அங்குதான் இருக்கும்).
7.இப்போது முழு பட்டியலையும் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
8. ரிப்பனில் Data tabஐ க் காட்டவும்.
9. அடுத்து, Sort & Filter என்ற குரூப்பில், Sort என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் இப்போது, Sort டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும்.
10. இனி டயலாக் பாக்ஸில் உள்ள கண்ட்ரோல்களைப் பயன்படுத்தி, நீங்கள் column B யில் உள்ளவற்றின் அடிப்படையில் சார்ட்டிங் (sort) மேற்கொள்ள இருப்பதனைக் குறிக்கவும்.
11. அடுத்து Order கீழ்விரி மெனுவினைப் பயன்படுத்தி Custom List என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
12. கிடைக்கும் Custom List களில், மாதங்களைப் பட்டியலிடும் லிஸ்ட்டைத் தேர்ந்தெடுத்து, பின்னர் ஓகே கிளிக் செய்திடவும்.
அடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து சார்ட் டயலாக் பாக்ஸைமூடவும்.இதன் மூலம் சார்ட் பணியையும் மூடுகிறீர்கள்.
இங்கு நீங்கள், பிறந்த நாட்கள் உள்ள செல்களை ஏன் (ஸ்டெப் 1 முதல் 6 வரை) மறுபடியும் பார்மட் செய்திடுகிறீர்கள் எனக் கேட்கலாம். இதற்குக் காரணம், நீங்கள் இறுதியில் லிஸ்ட்டை சார்ட் செய்கையில் (ஸ்டெப் 7லிருந்து 13 வரை),நீங்கள் முழுமையான பிறந்த நாள் தேதியைக்கொண்டிருந்தால், எக்ஸெல், அவற்றை எண் வரிசையில்தான் பிரித்துக் காட்டும்; மாதங்களின் அடிப்படையில் பிரிக்காது.