How do we know which user entered, edited or deleted vouchers masters in tally?

பல கண்டுபிடிக்க எப்படி, கேட்கிறாய் பொறுப்பு பயனர் , உருவாக்க எடிட்டிங் மற்றும் எண்ணிக்கை ஒரு குறிப்பிட்ட ரசீது அல்லது முதுகலை நீக்குதல் வேண்டும். எண்ணிக்கை நமக்குள் தணிக்கை அம்சத்தை இயக்குவதன் மூலம் பயனர் நடவடிக்கை கண்காணிக்க அனுமதிக்கிறது பாதுகாப்பு கட்டுப்பாடு .

இந்த மேற்பட்ட கணக்கு பணியாளர்களும் பயன்படுத்தி பெரிய அளவில் நிறுவனத்திற்கு பயனுள்ளதாக உள்ளது, மற்றும் ஒரு தவறான இடுகை குறித்து ஊழியர்கள் மத்தியில் சர்ச்சைகளை தவிர்க்க முடியும். பயன்படுத்தி இந்த அம்சத்தை மேலாண்மை சிறப்பாக ஊழியர்களின் செயல்திறன் ஆய்வு செய்யலாம்.

இந்த பாடத்தை படிக்க முன் நீங்கள் வேண்டும் எப்படி படிக்க பயனர்கள் மற்றும் உருவாக்க பாதுகாப்பு கட்டுப்பாட்டு இங்கே.

படி 1

முதல் படி கண்காணிப்பு பயனர் செயல்பாடு என்று தணிக்கை அம்சம் செயல்படுகிறது

தணிக்கை அம்சத்தை செயல்படுத்த எப்படி

எண்ணிக்கையில் உள்ள தணிக்கை அம்சத்தை செயல்படுத்த பின்வரும் செய்ய வேண்டும்

நிறுவனம் ஏற்ற பிறகு, தணிக்கை அம்சம் செயல்படுத்தப்படுகிறது வேண்டும் இதில்,

சென்று

எண்ணிக்கை >> நிறுவன தகவல் நுழைவாயில் (Alt + F3) >> ஆல்டர்

நிறுவனம் தேர்வு

கீழ் பாதுகாப்பு கட்டுப்பாடு , "பயன்பாட்டு எண்ணிக்கை தணிக்கை அம்சங்கள்" செயல்படுத்தப்படுகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்தி கொள்ளுங்கள். ஆமாம், இந்த வேண்டும் இல்லை என்றால்

இது பயனர், திருத்த, நீக்க, ஒரு நடவடிக்கை அல்லது மாஸ்டர் உள்ளிட்ட?

பயனர்கள் மத்தியில் ஒரு தகராறு வழக்கில் ஒரு ரசீது உள்ளிட்ட யார் என்று கண்டுபிடிக்க எப்படி?ஒரு எடுத்துக்காட்டாக இந்த கண்டுபிடிப்போம்.

செயல்பாடு வரிசை பொறுப்பு நபர் கண்டுபிடிக்க பின்வரும் முறையில் இருக்க வேண்டும்

• 01.102012 மீது ராகுல் ரூ 5425 பணம் பணம் பரிவர்த்தனை பயணப்படி உள்ளிட்ட
• நிர்வாகி 01.10.2012 பிறகு ராகுல் பரிவர்த்தனை ஏற்க வேண்டும்
• 28/11/2012 அன்று பிரேம் ரூ 4525 இந்த பரிவர்த்தனை திருத்தி

மேலே நடவடிக்கைகள், பரிவர்த்தனை உருவாக்கம் மற்றும் எடிட்டிங் நாம் ஏற்கனவே உள்ள கற்றுமுந்தைய பாடங்கள் .

Step2

எப்படி ஒரு நிர்வாகி பயனர் நுழைவு ஏற்றுக்கொள்ள முடியும்?

நிர்வாகி கடவுச்சொல்லை, அல்லது பயனர் நுழைவு ஏற்க அல்லது தணிக்கை உரிமை கொண்ட ஒரு கடவுச்சொல்லை பயன்படுத்த கூடிய தேதி.

கணக்கு கணக்கு >> காட்சி >> அறிக்கை >> எண்ணிக்கை தணிக்கை >> பயனர் நுழைவாயில்

பயனர் ராகுல் இங்கு, தரவு உள்ளிட்ட தேர்வு

அழுத்தி மீண்டும் நுழைய, இப்போது நீங்கள் ராகுல் உள்ளிட்ட ரசீது வகையான பார்ப்பீர்கள்

இந்த உதாரணம் ராகுல் உள்ளிட்ட கட்டண ரசீது, எனவே கட்டண ரசீது தேர்வு மற்றும் செய்தி உள்ளிடவும். அடுத்த திரையில் பதிவு மாதம், மாதம் தேர்வு, இங்கே அது அக்டோபர் ஆகும்.

அழுத்தி மீண்டும் நுழைய, இப்போது நீங்கள் பட்டியலை மாறிய கட்டணம் ரசீது உள்ளிட்ட பெறுவீர்கள், நீங்கள் இங்கே ரசீது நுழைவு துல்லியம் பார்க்கலாம். சாளரத்தின் வலது புறத்தில் சரிபார்ப்பு பிறகு நீங்கள் பார்க்க முடியும் F7: ஒரு ஏற்கவும் மற்றும் F7: அனைத்து ஏற்றுக்கொண்டு, 

F7 ஒரு ரசீது ஏற்க பயன்படுத்தப்படுகிறது, மற்றும் Alt + F7 அக்டோபர் உள்ளிட்ட அனைத்து ரசீது ஏற்க பயன்படுத்தப்படுகிறது.

அது Alt + F7 பயன்படுத்த அனுமதிக்க, அல்லது ராகுல் உள்ளிட்ட ரசீது ஏற்க அனைத்து பொத்தான்கள் ஏற்றுக்கொள். உருப்படியை ரசீது ஏற்று பின்னர் பட்டியலில் இருந்து மறைந்துவிடும்.

படி 3

பயனர் பெர்ம் 28/11/2012 இந்த ரசீது திருத்தி கொள்வோம். அவர் அளவு ரூ 4525.00.After அவர்கள் மத்தியில் எழுந்த சில நாள் சர்ச்சை மாறிவிட்டது.

இந்த வழக்கில், நுழைவு பொறுப்பு நபர் கண்டுபிடிக்க மற்றும் திருத்த

புத்தகம் சென்று

எண்ணிக்கை >> காட்சி >> புத்தகம் நுழைவாயில்

இங்கே தேதி 01-10-2012 ஆகும் ரசீது தேதி தேர்வு, பிறகு கட்டமைப்பு சாளரம் அணுக F12 அழுத்தவும்.

கட்டமைப்பு திரை கண்டுபிடிக்க விருப்பம் உள்ள, உள்ளிட்ட / மாற்றப்பட்ட காட்ட, மற்றும் இந்த விருப்பத்தை அமைக்கவும் ஆம், உள்ளிட்டு சேமிக்க அழுத்தவும்.

குறிப்பிட்ட பரிமாற்றத்தில் நாள் புத்தகத்தில் காட்டப்படும் என்று நுழைந்து மாற்றம் செய்த பயனர் பெயர். இந்த பார்க்க முடியும் தரவு நுழைவு ஆபரேட்டர் அவர்களுக்கு ஒதுக்கப்பட்ட விருப்பங்களை அடிப்படையாக மற்றும் நிர்வாகி.

Many are asking, how to find out the user responsible for creating, editing and deleting a particular voucher or masters in tally. Tally allows us to track the user activity by enabling audit feature in security control.

This is helpful for large scale organization employing more than one account staffs, and can avoid disputes among the staff with regards to a wrong entry. By using this feature management can analyze the performance of staff better.

Before reading this lesson you must read how to create users and security control here.

Step 1

The First Step for tracking user activity is that activating the audit feature

How to activate audit feature

To activate audit feature in tally you should do the following

Load the company, in which audit feature is to be activated, then

Go to

Gateway of Tally>>Company Info (Alt+F3)>>Alter

Select the company

Under Security control, make sure that “Use Tally Audit Features “is activated. If not Make this to Yes

Which user, edited, deleted, entered a transaction or master?

How to find out who entered a voucher in case of a dispute among users?  Let’s find out this with an example.

The activity sequence must be in the following manner to find out the responsible person

• On 01.102012 Rahul entered a payment transaction conveyance paid Rs 5425
• The   administrator must accept rahul’s transaction after 01.10.2012
• On 28/11/2012 Prem edited this transaction to Rs 4525

In the above actions, transaction creation and editing we have already learned in previous lessons.

Step2

How an administrator can accept user’s entry?

Login with administrator password, or use a password which has the right to accept or audit user entry.

Gateway of Tally>>Display>>Statement of Accounts>>Tally Audit>>User

Select the user entered the data, Here Rahul

Press enter again, now you will see types of voucher entered by rahul

In this example Rahul entered payment voucher, so select payment voucher and press enter. The next screen is the month of entry, select the month, here it is October.

Press enter again, now you will get list of entered altered payment voucher, you can check the accuracy of the voucher entry here. After verification on the right hand side of the window you can see F7: Accept one and F7: Accept All, 

F7 is used to accept a single voucher, and Alt+F7 is used to accept all voucher entered in October.

Let’s use Alt+F7, or Accept all buttons to accept the voucher entered by rahul. The item will disappear from the list after accepting the voucher.

Step 3

Assume that user perm edited this voucher on 28/11/2012. And he has changed the amount Rs 4525.00.After some day’s dispute arisen among them.

In such case, to find out the responsible person for entry and edit

Go to Daybook

Gateway of Tally>>Display>>Daybook

Select the voucher date here the date is 01-10-2012, then press F12 to access configuration window.

In the configuration screen locate Option, show Entered /Altered By, and Set this option to Yes, Press enter and save.

The name of the user who have entered and altered that particular transaction displayed in the day book. This can be viewed by data entry operator and administrator based on the options allotted to them.